Details und Beispiele:

ERP Systeme wie bspw. SAP werden in Unternehmen genutzt, um die betrieblichen Prozesse im Unternehmen abzubilden. ERP-Systeme integrieren dabei den Wertschöpfungsprozess des Unternehmens vom Einkauf, über das Rohstofflager, die Disposition, Produktionsvorbereitung und Produktion, das Fertigwarenlager bis hin zum Vertrieb. Daneben bilden die Systeme auf einer weiteren Ebene die buchhalterische und kostenrechnerische Ebene der betrieblichen Wertschöpfung ab.

Dabei ist das ERP- System oftmals das „Herzstück“ des Unternehmens. Es beinhaltet umfangreiche aktuelle und historische Daten des Unternehmens. Das sind neben den Umsatzdaten bspw. auch Daten zur Produktion (Rüstzeiten, Arbeitspläne), zum Lager (Entwicklung der Bestände, Inventurdifferenzen), zum Einkauf (Preisentwicklung der Rohstoffe, Wiederbeschaffungszeiten), zu den Produkten (Stücklisten, Kalkulation), zu den Kunden (Verkaufshistorie, Zahlungsverhalten) sowie Auftragsdaten (Auftragseingang, Lieferzeiten).

Der Umfang an Daten im ERP-System macht es erforderlich, dass die Controller des Unternehmens die Funktionsweise des ERP-Systems detailliert kennenlernen und das ERP-System effizient für ihre tägliche Arbeit nutzen. Die Möglichkeiten reichen hierbei vom Erkennen von Verbesserungspotentialen über die Analyse von ERP Daten (bspw. Benchmarking anhand von ERP-Daten) bis hin zum Erkennen von Anomalien anhand der Daten des ERP-Systems (bspw. fehlerhafte Fakturierung an einen Kunden).

Wie sich durch das Controlling mit detaillierten ERP Kenntnissen in Unternehmen Mehrwert schaffen lässt, zeigen die folgenden beiden Beispiele, die auch detailliert im Rahmen unseres Seminars besprochen werden.

Beispiel 1 Analyse des Auftragseingangs: Der im ERP-System des Unternehmens ausgewertete Auftragseingang wurde der Geschäftsführung bisher jeweils einmal monatlich zur Verfügung gestellt. Das Controlling des Unternehmens wies im Umfeld einer wirtschaftlichen Krise darauf hin, dass eine monatliche Auswertung nicht ausreichend sei. Ein durch das Controlling initiierter Bericht wurde im ERP aufgesetzt. Dieser lässt eine tägliche Auswertung des Auftragseingangs zu. Der neue Bericht enthält alle relevanten Daten zum Auftragseingang und gibt damit der Geschäftsführung des Unternehmens die Möglichkeit, zeitnah Schwankungen im Auftragseingang zu erkennen und hierauf schnell reagieren zu können.

Beispiel 2 Reduzierung Working Capital: Das Controlling des Unternehmens wies darauf hin, dass das Working Capital und insbesondere das Vorratsvermögen des Unternehmens stark anstieg. Nach einer tiefgehenden Analyse durch das Controlling wurden insbesondere die im ERP-System nicht sauber gepflegten Wiederbeschaffungszeiten als Verursacher der gestiegenen Bestände ausgemacht. Auf der Basis der Analyse des Controllings und der Korrektur der Daten im ERP konnte eine Reduzierung des Vorratsvermögens um acht Prozent realisiert werden.